Message d’absence congé maternité. Vous allez partir en congé maternité et vous donc souhaitez écrire un message automatique pour les personnes qui vous contacteraient par email durant votre absence.
C’est évidemment un « must » à faire avant votre départ.
Cependant, vous ne savez pas quoi écrire dans ce message d’absence, vous n’êtes pas très inspirée.
Heureusement vous êtes au bon endroit…
… Car dans cet article, je vous présente des exemples et modèles pour écrire votre message d’absence en congé maternité.
En plus, je vous donne des conseils (et erreurs à ne pas faire) pour la rédaction de votre message.
Allez, voyons tout ça.
Exemples de messages automatique d’absence en congé maternité
Pendant votre absence en congé maternité il y aura forcément des personnes qui vous enverrez un email (ex. des clients, fournisseurs, partenaires, etc.).
Pour que ces personnes ne soient pas étonnées de ne pas avoir une réponse de votre part, il est indispensable de prévoir un message automatique indiquant votre absence en congé maternité.
Ci-dessous, voici quelques exemples de messages que vous pouvez utiliser (et qui vous permettront de ne pas écrire juste un « je suis en congé maternité ! » :
Bonjour,
Je suis en congé maternité jusqu’au [DATE RETOUR CONGÉS MATERNITÉ].
Pendant mon absence vous pouvez contacter [NOM PERSONNE] à cette adresse [ADRESSE EMAIL].
Merci.
[VOTRE PRÉNOM ET NOM].
Vous voyez, pas besoin de faire compliqué pour votre message. Ci-dessous, voici un autre exemple de message d’absence dans le même style :
Bonjour,
Je serai en absente jusqu’au [DATE RETOUR CONGÉS MATERNITÉ] pour congé maternité.
Pour toutes urgences ou questions sur les dossiers en cours, merci d’envoyer votre message à [ADRESSE EMAIL] qui sera traité par un de mes collègues.
Merci de votre compréhension.
Bien cordialement.
[VOTRE PRÉNOM ET NOM].
Modèles de messages d’absence en congés maternité (que vous envoyez avant votre départ)
Précédemment, nous avons vu ensemble des exemples de messages automatiques pour les personnes qui vous contacteraient durant votre absence.
Cependant, avant votre départ, il est conseillé d’avertir vos collègues, clients, fournisseurs, etc. de votre future absence pour congé maternité. Ainsi, ils seront informés et ne perdront pas de temps à vous envoyer un email durant votre absence.
Voici donc des exemples de messages à envoyer avant votre départ en congés maternité.
Messages d’absence en congé maternité pour vos collègues
À part si vous êtes dans une (très) grande entreprise ou si vos collègues de travail ne font pas attention à vous 😉 l’ensemble de vos collègues de travail savent déjà que vous êtes enceinte… et que vous êtes donc susceptible à un moment donné de partir en congé maternité.
Cependant, ils ne rappelleront plus forcément à quelle date précise vous partirez. C’est pour cela que je vous conseille de leur envoyer un email quelques jours avant votre départ en congé maternité pour les informer :
Mes chers/chères collègues,
Je vous rappelle qu’à partir du [DATE DÉPART CONGÉS MATERNITÉ], je m’en vais en congé maternité et que je reviendrai le [DATE RETOUR CONGÉS MATERNITÉ].
Durant mon absence, [PRÉNOM COLLÈGUE] prendra le relais sur mes dossiers en cours.
Je vous souhaite une bonne journée.
Bien cordialement
[VOTRE PRÉNOM].
Le message ci-dessus était sobre et classique (mais n’en reste pas moins efficace pour rappeler à vos collègues votre absence pour congé maternité).
Si vous êtes une petite équipe et que vous vous entendez bien avec vos collègues, vous pouvez mettre une petite dose d’humour et être plus « chaleureuse » dans votre message d’absence, comme dans l’exemple ci-dessous :
Hello mes collègues préféré(e)s,
Je sais que suis un peu le centre du monde (ou du moins de l’entreprise) et que vous savez tous que je partirai en congés maternité à partir du [DATE DÉPART CONGÉS MATERNITÉ], mais je tenais à faire une petite piqûre de rappel pour celles et ceux qui ont la même d’un poisson rouge (je ne vise personne à part [PRÉNOM COLLÈGUE] ! 😉
Je sais que je vais beaucoup vous manquer, mais dîtes vous que cela va vite passer et que je serai de retour avec vous le [DATE RETOUR CONGÉS MATERNITÉ].
Pendant mon absence en congé maternité, il est absolument interdit de me déranger ! (attention, avec les hormones je peux mordre !).
Plus sérieusement, c’est [PRÉNOM COLLÈGUE] qui gèrera durant mon absence.
Merci.
Bonne journée à tout le monde (allez, hop on se remet au boulot !).
[VOTRE PRÉNOM].
Messages d’absence en congé maternité pour vos clients
Vos clients, il est important d’en prendre soin. Donc, pour éviter qu’ils soient vexés en apprenant via votre message automatique que vous êtes partie en congé maternité, je vous conseille là aussi de les avertir en amont de votre départ.
Pour aller plus loin, je vous conseille de les prévenir au moins 2-3 semaines avant pour des questions d’organisation et les rassurer sur la gestion de leur dossier.
Voici un exemple de message que vous pouvez envoyer à vos clients :
Bonjour Mr/Mme [NOM CLIENT],
Je vous envoie ce message pour vous informer que je partirai en congé maternité à partir du [DATE DÉPART CONGÉS MATERNITÉ] et ce jusqu’au [DATE RETOUR CONGÉS MATERNITÉ].
En interne tout a été prévu pour que notre collaboration fonctionne comme si de rien n’était. C’est ma/mon collègue [NOM COLLÈGUE], en copie de ce message, qui prendra le relai durant mon absence et qui sera disponible si vous avez la moindre question.
D’ici le [DATE DÉPART CONGÉS MATERNITÉ], je suis évidemment joignable et à votre disposition si vous avez des questions ou des remarques.
Bien cordialement
[VOTRE PRÉNOM ET NOM].
Messages d’absence en congé maternité pour vos fournisseurs
Même si là c’est vous le client, vos fournisseurs méritent de savoir que vous serez absente durant plusieurs mois, et ce afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
Donc, n’oubliez pas de leur envoyer un petit email, et en particulier pour vos principaux fournisseurs, ceux qui sont les plus stratégiques et importants pour vous.
Ci-dessous, voici un exemple de message d’absence que vous pouvez envoyer :
Bonjour Mr/Mme [NOM FOURNISSEUR],
Je vous envoie ce message pour vous informer que je partirai en congé maternité à partir du [DATE DÉPART CONGÉS MATERNITÉ] et ce jusqu’au [DATE RETOUR CONGÉS MATERNITÉ].
C’est ma/mon collègue [NOM COLLÈGUE], en copie de ce message, qui prendra le relai durant mon absence et qui sera votre interlocuteur/trice.
D’ici le [DATE DÉPART CONGÉS MATERNITÉ], je suis évidemment joignable et à votre disposition si vous avez des questions.
Bien cordialement
[VOTRE PRÉNOM ET NOM].
Quand préparer votre message d’absence pour congé maternité ?
Évidemment, votre message d’absence pour congé maternité devra être prêt avant votre départ (ne rigolez pas en lisant ça car vous seriez étonnée par le nombre de personnes qui partent en congés et qui au bout de quelques jours se rappellent qu’elles ont oublié de créer ou d’activer leur message d’absence !).
Le mieux est de préparer votre message quelques semaines avant votre départ, ce qui vous permettra de l’écrire « tranquillement » et sans pression. De plus, si vous devez partir plus tôt que prévue car votre grossesse le nécessite, votre message sera déjà prêt et il vous suffira de quelques secondes pour l’activer.
En parallèle de la création de votre message, je vous conseille d’activer un rappel ou une notification à la date de votre départ pour vous rappeler d’activer votre message automatique d’absence en congé maternité. Ainsi, vous serez sûre de ne pas zapper !
Que mettre dans votre message d’absence congé maternité ?
Pour votre message d’absence en congé maternité, pas la peine d’écrire un roman ou de vouloir écrire une oeuvre littéraire !
(Par contre, il faudra un peu plus qu’un simple « je suis en congé maternité !« ).
Je vous conseille de faire simple et efficace !
Votre message d’absence en congé maternité devra être constitué des éléments ci-dessous :
Motif de votre absence
Vous n’êtes pas obligé de dire exactement pourquoi vous êtes absente, mais je vous conseille néanmoins de le dire surtout que vous serez absente durant plusieurs mois, ce qui est assez long.
Pour éviter que vos clients, fournisseurs, etc. s’imaginent des choses, autant assouvir leur curiosité en leur disant clairement que vous partez pour un congé maternité.
Votre date de retour
Il est essentiel d’indiquer quand vous reviendrez de votre congé maternité pour que les personnes qui vous contactent aient une vision de votre retour.
Si pour différentes raisons, votre retour est retardé, ce n’est pas grave, il vous suffira de modifier votre message et de mettre une nouvelle date.
Qui contacter à la place ?
Vous serez absente durant plusieurs semaines ou mois. Vos clients, fournisseurs, partenaires, etc., ne pourront pas forcément attendre votre retour de congé maternité.
En effet, durant votre absence, il y aura très certainement des dossiers importants à gérer, des problèmes urgents à régler, etc.
C’est la raison pour laquelle il est indispensable de mettre dans votre message les coordonnées d’une ou plusieurs personnes qui prendront le relai durant votre absence en congé maternité. En plus de rassurer vos contacts qui seront vers qui se retourner, c’est une preuve de sérieux professionnel.
> Autre article dans le même thème : Petit mot départ congé maternité collègue
Les erreurs à ne pas faire pour votre message d’absence en congé maternité ?
En plus des « règles » présentés ci-dessus pour la rédaction de votre message d’absence en congé maternité, il y a également quelques erreurs à éviter.
Un ton professionnel
Toutes les personnes qui vous enverront un email recevront automatiquement votre message d’absence. L’erreur serait de penser que seuls vos collègues vous écriront un email et donc de vouloir faire un message humoristique et pas très sérieux.
En effet, en dehors de vos collègues de travail, il y aura très certainement d’autres personnes qui vous contacteront et qui seront donc susceptibles de recevoir votre message d’absence en congé maternité.
Donc, faites dans la sobriété et restez professionnelle.
Ne pas donner vos coordonnées personnelles
En fonction de votre poste, il est « tentant » de vouloir donner vos coordonnées personnelles pour que vos principaux clients ou fournisseurs puissent vous contacter directement (c’est surtout le cas si vous avez un poste à responsabilité), et ce afin de continuer à gérer les dossiers malgré votre absence du bureau.
Mais, je vous le déconseille très fortement !
D’une part, parce que vous ne savez pas comment vous serez physiquement sur la fin de votre grossesse. Vous serez peut être alitée, fatiguée, etc. et vous n’aurez pas envie qu’un client ou un fournisseur vous appelle pour un oui ou un non.
L’autre point (qui découle du point suivant) est que vous ne serez pas forcément en mesure d’être aussi efficace et réactive qu’au bureau, ce qui peut entraîner du mécontentement chez votre contact ou des problèmes dans la gestion et le fonctionnement de l’entreprise.
Donc, dîtes-vous que vous êtes en congé maternité et que vous n’êtes pas disponible pour vos collègues, clients, fournisseurs, etc. Le plus important est que vous prenez soin de vous et de votre futur bébé.
Vous êtes enceinte et vous allez bientôt partir en congé maternité.
Pour que votre absence se passe bien, il faut notamment prévoir un message (automatique) pour que les personnes qui vous contactent puissent savoir que vous êtes absentes (et puissent être redirigés en cas d’urgence vers une personne qui prendra votre relais).
Dans cet article, je vous ai présente des exemples et modèles pour écrire votre message d’absence en congé maternité, ainsi que des conseils pour rédiger au mieux ce message.
Maintenant ?
Je vous conseille de le préparer dès que possible (en brouillon) et de l’activer juste avant votre départ. Ainsi, vous serez tranquille !